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07mar.

La importancia de los controles en el proceso de nómina


Es muy común escuchar historias en las que los procesos de nóminas se ven manchados por situaciones de fraude, abuso de confianza o empleados descontentos; esto se presenta, principalmente, por que se conjugan las diferentes puntas del triángulo del fraude que se muestra en la siguiente figura:

 

 

Como se puede observar, los motivos personales (presiones económicas) en conjunción con la oportunidad (una inadecuada segregación de funciones) y la justificación (- “Me lo merezco porque soy el empleado que más trabaja”), llevan a situaciones de fraude en el proceso de nóminas.


Estableciendo controles


La forma más sencilla de evitar estas situaciones incómodas en nuestras empresas y en nuestro proceso de nóminas, es establecer controles que ayuden a prevenir, detectar y mitigar las posibles situaciones. Desde luego, hay cosas que están fuera de nuestro control, por ejemplo, los motivos personales de nuestros empleados; sin embargo, la oportunidad y la justificación si es algo que podemos mitigar.


Mitigar la oportunidad


La oportunidad es una situación que sí podemos controlar; es algo que depende enteramente de nosotros, del entorno que propiciamos, de las condiciones que establecemos en nuestras empresas y de la confianza (en ocasiones excesiva) que otorgamos a algunos empleados encargados de los procesos de nóminas.


La oportunidad se puede mitigar, en ocasiones, hasta dentro de los mismos sistemas en los que establecemos roles y usuarios y otorgamos permisos a los diferentes empleados a determinados módulos; la forma más común y sencilla de mitigar la oportunidad es estableciendo una adecuada segregación de funciones.


La segregación de funciones es un método que usan las organizaciones para separar las responsabilidades de las diversas actividades que intervienen en los procesos de la entidad, incluyendo la autorización y registro de transacciones así como mantener la custodia de activos. Como resultado, una segregación de funciones o inapropiada puede representar un aspecto importante para las organizaciones originando debilidades materiales o deficiencias significativas en los controles internos. Esto es porque dichas deficiencias pueden resultar en una mayor posibilidad de fraude, errores, o irregularidades en los procesos, en el procesamiento de transacciones y en reportes financieros. Una segregación adecuada de funciones reduce la probabilidad que los errores, sean intencionales o involuntarios, no sean detectados. Asimismo, puede brindar asistencia en la protección de los activos de la organización (Artículo “Segregación de Funciones, emitido por la firma KPMG Cárdenas Dosal, S.C.)


Sin embargo, si los controles preventivos fallan, existen los controles detectivos que nos pueden ayudar a identificar si hay situaciones irregulares en nuestras compañías.


Mitigar la justificación


Este es un proceso más complicado y subjetivo; sin embargo, esto es algo que se logra a través de la cultura organizacional. La mayoría de las veces la justificación de una mala acción se presenta cuando hay descontento en nuestros empleados por salario, carga de trabajo, falta de vacaciones, un mal ambiente de trabajo. Estas situaciones podemos detectarlas en los procesos de evaluación del clima laboral y debemos estar muy atentos a las respuestas pues ellas nos pueden dar indicios de dónde debemos enfocar nuestros esfuerzos para prevenir, detectar y mitigar riesgos en nuestros procesos de nómina.

 

Algunos consejos


Siempre es bueno tomarse un tiempo para evaluar a conciencia nuestros procesos internos con el objeto de identificar riesgos y establecer controles. Una adecuada segregación de funciones, puede evitarnos dolores de cabeza y pérdidas a largo plazo.


Contar con las herramientas adecuadas, tales como sistemas robustos, podemos apoyar al proceso de establecer controles que ayuden a mitigar los riesgos en nuestras empresas; el establecimiento de roles y usuarios en los sistemas contribuye a lograr una perfecta armonía en las actividades de cada departamento.


Contar con asesores externos en las áreas, nos puede ayudar a identificar de qué forma detectar y minimizar riesgos en nuestros procesos.


Conclusión


Establecer controles en nuestras empresas puede ayudarnos a prevenir un trago amargo en aquellos casos en los que el triangulo del fraude esté presente. Contar con sistemas adecuados nos ayudará a identificar situaciones de riesgo (por ejemplo, una evaluación de clima laboral o un sistema de nómina que sea robusto), estas herramientas, en conjunto con otros controles son los medios adecuados para prevenir, identificar y mitigar abusos de confianza y fraudes en nuestras empresas.





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